CRM для веб студии 2026: таблица, трекер задач или CRM, сравнение по 8 критериям от брифа до оплаты этапов

Время чтения: 14 минут

CRM для веб студии отвечает на вопрос, который трекер задач не закрывает: откуда пришёл проект, что обещали клиенту и сколько денег за этап ещё не получено. Ниже сравнение таблицы, трекера и CRM по 8 критериям и граница ИИ-помощника.

Веб-студия продаёт проекты, а не подписки. Каждый проект проходит путь: заявка, бриф, смета, договор, этапы, правки, приёмка, поддержка. На каждом шаге деньги и сроки могут разойтись с ожиданиями клиента. Поэтому выбор системы это выбор того, где студия видит эти расхождения.

Материал для владельца и руководителя веб-студии или команды разработки. Про соседние ниши читай разбор ИИ для маркетингового агентства и ИИ для фрилансеров. Если выбираешь конструктор для сайта клиента, посмотри сравнение Tilda и Webflow. Все отраслевые материалы собраны в хабе «ИИ по отраслям».

Что нужно студии от системы

У студии две разные работы. Первая: продавать проекты, то есть вести лид до договора. Вторая: делать проекты, то есть двигать задачи между людьми. Первую обслуживает CRM, вторую трекер. Путаница начинается, когда одну работу пытаются делать инструментом для другой.

• Продажа. Источник заявки, бриф, смета, версии коммерческого предложения, причины отказа.
• Производство. Задачи, исполнители, сроки, правки, тестирование.
• Деньги. Предоплата, оплата этапов, акты, задолженность клиента.
• Отношения. История общения, договорённости, продление и поддержка.

Сравнение: таблица, трекер, CRM по 8 критериям

Таблица честная: ни один вариант не закрывает все 8 критериев. Поэтому типичный выбор студии это связка CRM и трекера, где CRM отвечает за продажи и деньги, а трекер за работу. Одна система на всё работает в основном у небольших команд.

Таблица и мессенджер: когда хватает

Если студия ведёт 2-4 проекта одновременно, а заявок приходит меньше десяти в месяц, таблица и общий чат могут работать. Важно, чтобы у таблицы был один хозяин и обязательные столбцы: источник, дата, сумма, статус, следующее действие, дата следующего контакта.

Таблица ломается, когда появляется второй менеджер. Один обновляет, другой смотрит в старую версию, и клиенту дважды обещают разное. Это первый сигнал, что пора переходить на систему.

Трекер задач: сильный в работе, слабый в продажах

Трекер знает задачи, исполнителей и сроки. Он плохо отвечает на вопросы: «откуда пришёл этот клиент», «сколько мы ему выставили в КП», «почему отказался прошлый». Поэтому в нём хорошо вести проект после договора, а продажи до договора удобнее держать отдельно.

Типичная ошибка: завести в трекере доску «Лиды». Первое время работает, потом на доске накапливаются карточки без дат и ответственных, а переписка с клиентом остаётся в почте.

CRM: что даёт студии

CRM хранит клиента и историю общения, воронку проектов, версии КП, оплаты этапов и причины отказа. Для студии полезны три вещи, которые трекер не даёт.

1. Источник заявки. Видно, какой канал приводит клиентов с бюджетом, а какой пустые запросы.
2. Причины отказа. Через квартал ясно, на каком шаге студия теряет проекты: на смете, на сроках или на портфолио.
3. Деньги по этапам. Видно, какие акты выставлены, какие оплачены и где клиент задерживает платёж.

Условный пример. Допустим, студия получает 30 заявок в месяц, а договор подписывается по 6 из них. Если причины отказа не записываются, неизвестно, что исправлять. Если записываются, через три месяца видно, что 10 отказов из 24 связаны со сроком ответа с предложением. Числа придуманы для примера, но логика такая.

Бриф: 8 вопросов вместо длинной анкеты

Длинную анкету клиент не заполняет. Короткий диалог он проходит. ИИ-помощник может провести клиента по восьми вопросам и положить ответы в карточку сделки.

1. Что за бизнес. Чем занимается компания и для кого сайт.
2. Цель сайта. Заявки, продажи, имидж, запуск продукта, переезд со старого.
3. Тип проекта. Лендинг, корпоративный сайт, интернет-магазин, портал, редизайн.
4. Примеры. Сайты, которые нравятся и не нравятся.
5. Материалы. Тексты, фото, логотип, фирменный стиль, есть или нужны.
6. Интеграции. CRM, оплата, доставка, аналитика, 1С.
7. Срок. Желаемая дата запуска и причина.
8. Бюджет. Диапазон, на который клиент готов ориентироваться.

Помощник не называет цену проекта и не обещает срок. Он собирает данные и сообщает клиенту, что менеджер вернётся с предложением в определённое время. Для студии это экономит первый созвон, который часто превращается в выяснение базовых вещей.

Правки и рамки проекта: как не уйти в бесконечность

Самая частая причина убыточного проекта это неограниченные правки. Клиент присылает пожелания в мессенджере по одному, исполнители правят, и никто не считает, сколько раундов прошло.

Решение состоит из трёх элементов: в договоре и смете указано количество раундов правок на этап, каждая правка фиксируется как задача с датой, а выход за рамки оформляется как отдельная доработка. Помощник здесь работает как секретарь. Он собирает сообщения клиента в единый список правок, отмечает, какие из них входят в этап, а какие выходят за рамки сметы, и передаёт менеджеру. Решение о бесплатной доработке принимает руководитель проекта.

Этапы и оплата: что видит клиент

Помощник отвечает клиенту на вопрос «на каком этапе проект» по данным карточки. Если данных нет, он не придумывает, а передаёт вопрос менеджеру проекта.

Что делает ИИ-помощник и что остаётся людям

Заготовка инструкции для помощника:

Ты помощник веб-студии [название]. Задача: принимать заявки на разработку сайтов и собирать бриф из 8 вопросов: бизнес, цель, тип проекта, примеры, материалы, интеграции, срок, бюджет. Также отвечать клиентам о статусе проекта по данным карточки.
Правила: не называй цену и срок, не подтверждай объём работ, не обещай бесплатные доработки. Если клиент просит правки вне рамок этапа, зафиксируй их и передай руководителю проекта [контакт].
Спорные вопросы и претензии передавай менеджеру сразу.
Данные: [подключи CRM].

В карточках хранятся контакты клиентов и данные их сотрудников. Общие правила обработки описаны в 152-ФЗ, формулировки согласий согласуй с юристом.

Как выбрать и запуск за 4 недели

Простое правило. Проектов до 4 и один менеджер: таблица. От 5 проектов и двух менеджеров: связка CRM для продаж и денег плюс трекер для работы. Если трекер уже есть и устраивает команду, не заменяй его, а добавь CRM.

1. Неделя 1. Выпиши воронку студии: шаги от заявки до оплаты последнего этапа, причины отказов.
2. Неделя 2. Заведи сделки в CRM, обязательные поля, источник и причина отказа.
3. Неделя 3. Помощник собирает бриф, менеджер проверяет карточки.
4. Неделя 4. Фиксация правок, напоминания об оплате этапов, ответы о статусе проекта.

Пять цифр на пятницу: сколько заявок пришло, сколько получили предложение в срок, сколько договоров подписано, сколько этапов оплачено вовремя, сколько проектов вышло за рамки правок. Через месяц сравни с первой неделей.